Trong đàm phán nhiều vòng, cách bạn nhượng bộ (bao nhiêu, theo nhịp nào, đổi lấy gì) quyết định giá chốt không kém đề nghị đầu tiên. Nguyên tắc cốt lõi gồm ba điều: không bao giờ nhượng bộ mà không đổi lấy thứ gì; nhượng bộ theo bước ngày càng nhỏ để báo hiệu bạn đang tiến gần giới hạn; và biện minh cho mỗi nhượng bộ bằng lý do, không phải bằng áp lực.
Nhượng bộ là ngôn ngữ của đàm phán. Mỗi bước bạn lùi gửi đi một thông điệp về giới hạn của bạn, mức độ nghiêm túc của bạn, và việc bên kia có nên tiếp tục ép hay không. Người đàm phán thiếu kinh nghiệm thường gửi những thông điệp mâu thuẫn: nhượng bộ lớn ngay đầu, rồi cứng lại đột ngột, khiến bên kia tin rằng còn nhiều chỗ để ép.
Vì sao nhượng bộ là tín hiệu
Bên kia không nhìn thấy giá sàn của bạn. Thứ họ nhìn thấy là chuỗi đề nghị bạn đưa ra qua các vòng, và họ suy luận về giá sàn từ đó. Nếu đề nghị của bạn đi từ 100 xuống 90 rồi 80, họ có lý do để tin bước tiếp theo là 70. Nếu đi từ 100 xuống 94, rồi 91, rồi 90, họ thấy bạn đang chạm vào giới hạn (các con số là ví dụ giả định).
Đây là lý do mô hình nhượng bộ giảm dần được giảng dạy rộng rãi: các bước nhượng nhỏ dần báo hiệu một cách đáng tin rằng không gian đang cạn. Ngược lại, nhượng bộ đều nhau, hoặc tệ hơn là tăng dần, khuyến khích bên kia kéo dài cuộc đàm phán để thu thêm.
Một điểm tinh tế: tín hiệu chỉ đáng tin nếu nó nhất quán với các thông tin khác. Nếu bạn nhượng rất nhỏ nhưng lý lẽ đi kèm yếu, hoặc nếu bên kia biết BATNA của bạn rất kém, tín hiệu sẽ bị nghi ngờ. Nhượng bộ có lý do cụ thể ("chúng ta có thể giảm thêm vì anh chị cam kết khối lượng cao hơn") đáng tin hơn nhượng bộ không giải thích.
Quy tắc có đi có lại
Cơ sở tâm lý. Quy tắc đáp trả (reciprocity) là một trong những chuẩn mực xã hội phổ quát nhất. Robert Cialdini và cộng sự (1975) chứng minh một dạng của nó trong đàm phán qua kỹ thuật "từ chối rồi lùi" (door-in-the-face): sau khi từ chối một yêu cầu lớn, người ta dễ chấp nhận một yêu cầu nhỏ hơn hơn, vì cảm nhận yêu cầu nhỏ là một nhượng bộ cần được đáp lại.
Áp dụng: luôn đổi, không cho không. Mỗi nhượng bộ nên được gắn với một yêu cầu: "Nếu bên em giảm giá thêm hai phần trăm, anh chị có thể tăng khối lượng đặt hàng quý không?". Cấu trúc "nếu… thì…" giữ nhượng bộ ở dạng có điều kiện, chưa được cho nếu bên kia không đáp lại.
Áp dụng: đòi đáp lại trước khi nhượng tiếp. Nếu bạn vừa nhượng và bên kia chưa có động thái nào, đừng nhượng thêm. Chỉ ra rằng bạn đã di chuyển và chờ họ. Hai nhượng bộ liên tiếp không được đáp lại dạy bên kia rằng sự im lặng có lợi.
Áp dụng: định giá nhượng bộ. Nghiên cứu về nhận thức trong đàm phán cho thấy người ta có xu hướng đánh giá thấp nhượng bộ của bên kia và đánh giá cao nhượng bộ của chính mình. Lee Ross và cộng sự gọi một biến thể của hiện tượng này là "đánh giá thấp có phản ứng" (reactive devaluation): một đề xuất bị đánh giá kém hơn chỉ vì nó đến từ phía đối phương. Vì vậy, khi nhượng bộ, hãy nói rõ chi phí của nó với bạn để bên kia không coi nó là miễn phí.
Bốn kiểu nhượng bộ và thông điệp chúng gửi đi
Giả sử bên bán có biên nhượng bộ tổng cộng 12 đơn vị qua bốn vòng (ví dụ giả định). Cách phân bổ 12 đơn vị đó gửi đi những thông điệp rất khác nhau:
| Kiểu | Bốn vòng | Thông điệp bên kia nhận được | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Giảm dần | 5 – 4 – 2 – 1 | Đang tiến sát giới hạn | Thấp; là kiểu thường được khuyến nghị |
| Đều nhau | 3 – 3 – 3 – 3 | Còn tiếp tục được | Bên kia kéo dài để thu thêm |
| Dồn hết đầu | 12 – 0 – 0 – 0 | Không còn gì, hoặc đang lừa | Bên kia không tin, tiếp tục ép, quan hệ căng |
| Tăng dần | 1 – 2 – 4 – 5 | Càng ép càng được nhiều | Rất cao; dạy bên kia kiên nhẫn |
Kiểu dồn hết vào đầu, đôi khi gọi là chiến lược "đề nghị cuối cùng ngay từ đầu", có một tên gọi lịch sử: Boulwarism, theo tên Lemuel Boulware, phó chủ tịch phụ trách quan hệ lao động của General Electric những năm 1950, người áp dụng nó trong đàm phán với công đoàn. Chiến lược này gây tranh cãi lớn và bị coi là thiếu thiện chí trong bối cảnh đàm phán lao động ở Mỹ. Trong đàm phán thương mại, nó chỉ hiệu quả khi bạn có uy tín rất cao về việc giữ lời và BATNA mạnh.
Những hiểu lầm về nhượng bộ
Một số niềm tin phổ biến về nhượng bộ nghe hợp lý nhưng dẫn đến quyết định kém. Đối chiếu với nghiên cứu và kinh nghiệm hành nghề:
- "Nhượng bộ là thua." Thực tế, nhượng bộ là phần được thiết kế sẵn của đàm phán. Người đưa ra đề nghị mở đầu mà không để dư địa nhượng bộ sẽ bị kẹt: bên kia vẫn kỳ vọng thấy sự di chuyển, và việc không di chuyển bị coi là thiếu thiện chí.
- "Nhượng bộ trước tạo thiện cảm, bên kia sẽ đáp lại." Chỉ đúng khi nhượng bộ có điều kiện và bên kia có định hướng hợp tác. Với đối tác thiên về cạnh tranh, nhượng bộ không điều kiện thường bị bỏ túi mà không đáp lại.
- "Nhượng bộ nhỏ không đáng kể." Nhiều nhượng bộ nhỏ cộng dồn có thể lớn hơn một nhượng bộ lớn. Theo dõi tổng giá trị đã nhượng trên toàn gói, không chỉ từng bước.
- "Chỉ nhượng bộ về giá." Nhượng ở biến ít tốn kém với mình nhưng có giá trị với bên kia (thời gian giao, hỗ trợ kỹ thuật, điều kiện thanh toán) thường hiệu quả hơn nhượng giá trực tiếp.
- "Đã hứa thì không rút lại được." Nhượng bộ trong một gói có điều kiện có thể rút lại nếu gói không được chấp nhận. Nói rõ điều này ngay từ đầu bằng nguyên tắc "chưa có gì được chốt cho đến khi mọi thứ được chốt".
Đàm phán nhiều vòng qua email và họp xen kẽ
Nhiều cuộc đàm phán kinh doanh hiện nay diễn ra qua nhiều vòng email xen giữa các buổi họp. Môi trường văn bản thay đổi động lực nhượng bộ theo vài cách. Thứ nhất, mọi đề nghị đều được lưu lại, nên tính nhất quán giữa các vòng dễ bị kiểm tra hơn. Thứ hai, thiếu tín hiệu phi ngôn ngữ khiến các nhượng bộ nhỏ dễ bị hiểu là thiếu thiện chí. Thứ ba, có thời gian suy nghĩ giúp giảm nhượng bộ vội vàng do áp lực tại chỗ.
Các nghiên cứu so sánh đàm phán qua thư điện tử và gặp mặt, như những nghiên cứu của Michael Morris, Janice Nadler, Leigh Thompson và cộng sự đầu những năm 2000, gợi ý rằng một cuộc gọi hoặc trò chuyện ngắn để xây dựng quan hệ trước khi trao đổi bằng thư giúp giảm tỷ lệ bế tắc. Khuyến nghị thực tế: dùng gặp mặt hoặc gọi điện cho các vòng then chốt và để xây quan hệ, dùng email để xác nhận và tóm tắt.
Một quy tắc hữu ích khi viết email nhượng bộ: đặt lý do trước con số. Thay vì mở đầu bằng "bên em đồng ý giảm đơn giá xuống mức…", hãy viết "Vì lịch giao hàng anh chị đề xuất giúp bên em tận dụng công suất tháng thấp điểm, bên em có thể điều chỉnh đơn giá xuống mức…". Lý do đi trước khiến con số được đọc như hệ quả hợp lý, không như dấu hiệu yếu thế, và nó cũng ngầm nói rằng nhượng bộ tiếp theo cần một lý do tương tự từ phía bên kia.
Xử lý bế tắc giữa các vòng
Tách vấn đề. Nếu bế tắc ở giá, tạm gác giá và chuyển sang các điều khoản khác. Tiến bộ ở những vấn đề dễ hơn tạo đà tâm lý và có thể mở ra cơ hội trao đổi.
Thay đổi khung. Chuyển từ đơn giá sang tổng chi phí sở hữu, từ giá hợp đồng một năm sang giá trị ba năm. Một khoảng cách có vẻ lớn trên đơn giá có thể nhỏ khi nhìn trên tổng thể.
Đưa vào bên thứ ba hoặc tiêu chí độc lập. Một đơn vị thẩm định, một chuyên gia kỹ thuật, hoặc dữ liệu thị trường từ nguồn cả hai tin tưởng.
Thay người hoặc nâng cấp. Đôi khi bế tắc nằm ở quan hệ giữa hai người đàm phán. Đưa lãnh đạo cấp cao hơn vào có thể mở khoá, nhưng dùng tiết kiệm: mỗi lần nâng cấp làm giảm uy tín của người đàm phán cấp dưới.
Tạm dừng có chủ đích. Một khoảng nghỉ vài ngày cho cả hai bên thời gian cập nhật BATNA và hạ nhiệt cảm xúc. Nói rõ thời điểm quay lại để khoảng nghỉ không bị hiểu là rút lui.
Kỹ thuật chốt thoả thuận
Giai đoạn cuối là lúc nhiều giá trị bị mất do mệt mỏi và mong muốn kết thúc. Các bước sau giúp chốt chắc và sạch:
- Tóm tắt toàn bộ gói đã đồng ý. Đọc lại từng điều khoản. Nhiều tranh chấp sau này bắt nguồn từ việc hai bên hiểu khác nhau một điểm tưởng đã rõ.
- Cảnh giác với đòi thêm phút chót. Khi mọi thứ gần xong, bên kia có thể đòi thêm một điều nhỏ, chiến thuật thường gọi là "rỉa thêm" (nibble). Đáp lại bằng một yêu cầu tương ứng, hoặc nhắc rằng gói đã cân bằng.
- Nhượng bộ cuối cùng nhỏ và có ý nghĩa tượng trưng. Một nhượng bộ nhỏ ở cuối giúp bên kia có cảm giác thắng và có câu chuyện để kể nội bộ, mà không tốn nhiều của bạn.
- Ghi lại ngay. Gửi biên bản hoặc thư xác nhận trong vòng hai mươi bốn giờ, trước khi trí nhớ hai bên phân kỳ.
- Chuyển sang soạn thảo hợp đồng có kiểm soát. Ngôn ngữ hợp đồng có thể làm thay đổi nội dung đã thoả thuận. Giành quyền soạn thảo nếu có thể, và rà soát kỹ với chuyên gia pháp lý trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nhượng bộ đầu tiên để thể hiện thiện chí không?
Có thể, nếu nhượng bộ đó nhỏ, có điều kiện và gắn với yêu cầu đáp lại. Nhượng bộ lớn không điều kiện ở đầu thường bị hiểu là dấu hiệu yếu hoặc báo hiệu còn nhiều không gian, khiến bên kia tăng kỳ vọng thay vì đáp lại.
Làm sao từ chối nhượng bộ thêm mà không làm đổ vỡ?
Giải thích lý do cụ thể, nhắc lại những gì bạn đã nhượng, và chuyển hướng sang các vấn đề khác có thể còn không gian. Bạn cũng nên nói rõ rằng ở mức đó bạn sẽ phải xem xét phương án khác, miễn là điều đó đúng sự thật.
Thời hạn chót có giúp chốt nhanh hơn không?
Thời hạn làm tăng áp lực và thường làm phần lớn nhượng bộ dồn vào cuối. Thời hạn đáng tin có thể có lợi cho bên đặt ra nó, nhưng thời hạn giả bị lộ sẽ làm mất uy tín. Bên có ít áp lực thời gian hơn thường có lợi thế.
Đàm phán bao nhiêu vòng là hợp lý?
Không có con số chuẩn. Với hợp đồng cung ứng thường niên, hai đến bốn vòng là phổ biến. Nếu sau nhiều vòng các bước nhượng bộ của cả hai đã rất nhỏ mà vẫn còn khoảng cách, có thể ZOPA không tồn tại trên các biến hiện tại và cần mở rộng vấn đề hoặc dừng lại.
Có nên chia đôi khoảng cách cuối cùng không?
Chia đôi thường được chấp nhận vì cảm giác công bằng, nhưng chỉ hợp lý khi các vòng trước diễn ra cân bằng. Nếu bên kia đã neo cực đoan từ đầu, chia đôi phần còn lại vẫn thưởng cho mỏ neo đó. Có thể đề xuất chia theo tiêu chí khách quan thay vì chia đôi máy móc.