Điểm khác biệt lớn nhất khi làm ăn với doanh nghiệp Nhật Bản không phải là phép lịch sự, mà là cách họ ra quyết định: quyết định thường được hình thành dần qua tham vấn không chính thức (nemawashi) và luân chuyển tờ trình xin chữ ký nhiều cấp (ringi), nên giai đoạn đàm phán chậm và nhiều câu hỏi, nhưng một khi đã đồng ý thì việc thực hiện nhanh và nhất quán.
Hiểu cơ chế đó giúp tránh hai phản ứng sai phổ biến của đối tác Việt Nam: sốt ruột thúc ép trả lời, hoặc hiểu im lặng là đồng ý. Đi kèm là giao tiếp ngữ cảnh cao, chuẩn chất lượng rất chặt và kỳ vọng quan hệ dài hạn.
Một lưu ý trước khi đọc: mô tả văn hoá quốc gia là mô tả xu hướng trung bình, không phải khuôn cho từng người. Một công ty khởi nghiệp công nghệ ở Tokyo, một tập đoàn sản xuất lâu đời ở Nagoya và chi nhánh của một doanh nghiệp Nhật tại Việt Nam có thể vận hành rất khác nhau. Hãy dùng những điều dưới đây làm giả thuyết để quan sát, không phải kết luận sẵn.
Nemawashi và ringi: quyết định được làm trước cuộc họp
Nemawashi vốn là từ của nghề làm vườn: đào quanh gốc cây trước khi di chuyển để rễ thích nghi dần. Trong doanh nghiệp, nó chỉ việc trao đổi riêng với từng người liên quan trước khi đưa một đề xuất ra họp chính thức, lắng nghe lo ngại, điều chỉnh đề xuất, và chỉ đưa ra cuộc họp khi đã có đồng thuận. Vì thế cuộc họp chính thức với người Nhật thường mang tính xác nhận nhiều hơn là tranh luận.
Ringi là cách phê duyệt bằng tờ trình (ringi-sho) luân chuyển qua các phòng ban và cấp quản lý, mỗi người xem và đóng dấu. Đề xuất thường do cấp trung soạn, không phải do lãnh đạo áp xuống. Quy trình này tốn thời gian, nhưng khi tờ trình đã đủ dấu, mọi bộ phận liên quan đều đã biết và cam kết, nên việc triển khai ít bị cản.
Hệ quả cho đối tác nước ngoài: người ngồi đối diện bạn trong buổi gặp thường không có quyền quyết định ngay, kể cả khi họ có chức danh cao. Câu hỏi "anh có thể quyết luôn hôm nay không" đặt họ vào thế khó. Cách hiệu quả hơn là cung cấp đầy đủ tài liệu để người liên hệ của bạn có thể "bán" đề xuất trong nội bộ của họ: thông số kỹ thuật, dữ liệu chất lượng, phân tích rủi ro, câu trả lời cho những câu hỏi mà phòng mua hàng, phòng chất lượng và phòng pháp chế có thể đặt ra. Bạn đang giúp họ làm nemawashi.
Cần nói thêm rằng nhiều doanh nghiệp Nhật đã số hoá và rút gọn quy trình phê duyệt, nhất là sau thời kỳ làm việc từ xa, và nhiều công ty trẻ ra quyết định nhanh. Hỏi thẳng về quy trình và thời gian phê duyệt dự kiến là câu hỏi hoàn toàn chấp nhận được.
Giao tiếp ngữ cảnh cao: đọc điều không được nói ra
Ngữ cảnh mang nhiều nghĩa hơn lời nói. Nhà nhân học Edward T. Hall xếp Nhật Bản vào nhóm văn hoá ngữ cảnh cao, nơi ý nghĩa nằm nhiều trong quan hệ, tình huống và điều ngầm hiểu. Trong thang "giao tiếp" của Erin Meyer (The Culture Map, 2014), Nhật Bản nằm ở cực ngữ cảnh cao nhất. Người Việt cũng thuộc nhóm ngữ cảnh khá cao, nên có lợi thế nhất định, nhưng không nên mặc định hai bên hiểu nhau.
Từ chối thường gián tiếp. Những câu như "việc này hơi khó", "phía này sẽ xem xét thêm" hay một khoảng im lặng dài có thể là lời từ chối lịch sự. Ngược lại, gật đầu hay nói "vâng" (hai) nhiều khi chỉ có nghĩa "đang nghe đây", không phải "đồng ý". Muốn chắc chắn, hãy tóm tắt lại bằng văn bản sau cuộc họp và đề nghị xác nhận.
Honne và tatemae. Hai khái niệm chỉ suy nghĩ thật (honne) và lập trường thể hiện công khai phù hợp với vai trò (tatemae). Đây không phải là thiếu trung thực mà là cách giữ hoà khí. Ý kiến thật thường xuất hiện trong bối cảnh ít trang trọng hơn, như bữa tối sau buổi làm việc, hoặc qua người trung gian tin cậy.
Phản hồi tiêu cực được làm mềm. Một kỹ sư Nhật nói "có lẽ nên cân nhắc thêm phương án khác" có thể đang báo rằng thiết kế của bạn có vấn đề nghiêm trọng. Đội ngũ Việt Nam quen phản hồi gián tiếp sẽ bắt tín hiệu tốt hơn đội quen phong cách trực diện, nhưng vẫn nên hỏi lại bằng câu hỏi mở để làm rõ mức độ.
Chất lượng, thông số và sự kiên nhẫn của khâu thẩm định
Đối tác Việt Nam lần đầu cung ứng cho doanh nghiệp Nhật thường ngạc nhiên vì khối lượng câu hỏi và mức chi tiết của yêu cầu. Điều này gắn với truyền thống quản lý chất lượng mà các doanh nghiệp sản xuất Nhật phát triển mạnh từ sau Thế chiến II, chịu ảnh hưởng của các chuyên gia như W. Edwards Deming và phát triển thành những thực hành như kaizen (cải tiến liên tục), hệ thống sản xuất Toyota với nguyên tắc genchi genbutsu (đến tận nơi, xem tận mắt).
Trong thực tế, điều đó có nghĩa: đối tác Nhật sẽ muốn đến thăm nhà máy, xem quy trình, hỏi về truy xuất nguồn gốc nguyên liệu, cách xử lý hàng lỗi, và có thể yêu cầu nhiều vòng mẫu trước khi đặt đơn đầu tiên. Đơn hàng đầu thường nhỏ, mang tính thử nghiệm. Thời gian từ lần gặp đầu đến đơn hàng ổn định có thể tính bằng năm, không phải tháng.
Một lỗi nhỏ ở lô hàng đầu có thể làm hỏng cả quan hệ, không phải vì bản thân lỗi mà vì cách xử lý. Đối tác Nhật thường kỳ vọng một báo cáo nguyên nhân và biện pháp khắc phục có cấu trúc, ví dụ theo mẫu 8D hoặc phân tích "5 tại sao", chứ không chỉ lời xin lỗi và giao bù. Doanh nghiệp chuẩn bị sẵn quy trình này sẽ biến sự cố thành cơ hội chứng minh năng lực.
Đổi lại, khi đã vượt qua giai đoạn thẩm định, quan hệ với doanh nghiệp Nhật thường bền. Họ ngại đổi nhà cung cấp vì chi phí thẩm định lại cao, và có xu hướng cùng nhà cung cấp cải tiến thay vì chuyển sang bên chào giá rẻ hơn một chút.
Hou-ren-sou và nhịp làm việc hằng ngày
Trong nội bộ doanh nghiệp Nhật có một nguyên tắc được dạy cho nhân viên mới: hou-ren-sou, ghép từ ba chữ báo cáo (houkoku), liên lạc (renraku), tham vấn (soudan). Đối tác bên ngoài được kỳ vọng theo tinh thần tương tự:
- Báo cáo chủ động, kể cả khi chưa có gì xấu. Cập nhật tiến độ định kỳ, không chỉ liên lạc khi có vấn đề hoặc khi đến hạn.
- Báo tin xấu sớm. Chậm tiến độ được báo trước hai tuần kèm phương án xử lý được đánh giá cao hơn nhiều so với báo vào ngày cuối, dù nguyên nhân giống nhau.
- Tham vấn trước khi thay đổi. Đổi nhà cung cấp nguyên liệu, đổi quy trình, đổi nhân sự chủ chốt mà không báo trước có thể bị coi là vi phạm niềm tin, kể cả khi chất lượng không đổi.
- Đúng giờ và đúng hẹn với chi tiết nhỏ. Trả lời email trong thời hạn đã hứa, gửi tài liệu đúng định dạng đã thống nhất. Sự nhất quán ở việc nhỏ được dùng làm tín hiệu về độ tin cậy ở việc lớn.
- Ghi chép và xác nhận. Biên bản họp gửi trong ngày, có danh sách việc cần làm, người phụ trách, thời hạn.
Những thực hành này không phải "văn hoá Nhật" theo nghĩa xa lạ; chúng là kỷ luật vận hành mà bất kỳ đối tác chuyên nghiệp nào cũng đánh giá cao. Khác biệt nằm ở mức độ kỳ vọng và mức phạt ngầm khi không đáp ứng.
Hợp đồng với đối tác Nhật: ngắn gọn hơn bạn nghĩ, hoặc dài hơn bạn nghĩ
Hợp đồng nội địa truyền thống của Nhật thường ngắn và có điều khoản kiểu "các vấn đề chưa quy định sẽ được hai bên thảo luận trên tinh thần thiện chí". Nhiều nhà nghiên cứu luật so sánh, từ các công trình của Kawashima Takeyoshi trong thập niên 1960 trở đi, đã bàn về việc người Nhật coi hợp đồng như khởi đầu của một quan hệ hơn là bộ quy tắc đầy đủ, dù các nghiên cứu sau này cho thấy yếu tố thể chế như chi phí kiện tụng cũng giải thích một phần hành vi đó.
Tuy vậy, khi doanh nghiệp Nhật lớn ký với đối tác nước ngoài, hợp đồng thường do bộ phận pháp chế soạn kỹ, kèm các phụ lục rất chi tiết về thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, quy trình kiểm tra và bảo mật. Đối tác Việt Nam không nên nghĩ hợp đồng ngắn nghĩa là có thể linh hoạt, cũng không nên ngạc nhiên trước một bộ phụ lục dày.
Ba điểm cần chú ý khi rà soát: quyền sở hữu trí tuệ với khuôn mẫu, bản vẽ, cải tiến phát sinh trong quá trình sản xuất; nghĩa vụ bảo mật và không sử dụng thông tin cho khách hàng khác; điều khoản về chất lượng và trách nhiệm sản phẩm, đặc biệt với linh kiện đi vào sản phẩm cuối bán ra toàn cầu. Luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp nên chọn theo các nguyên tắc chung của hợp đồng quốc tế.
Hiểu lầm phổ biến và cách điều chỉnh
Bảng dưới đối chiếu một số cách hiểu sai thường gặp với cách hành xử hiệu quả hơn.
| Hiểu lầm | Thực tế hay gặp | Nên làm |
|---|---|---|
| Đối tác im lặng nghĩa là đồng ý | im lặng có thể là đang cân nhắc, hoặc không đồng ý nhưng tránh nói thẳng | gửi tóm tắt bằng văn bản và đề nghị xác nhận từng điểm |
| Ép giá mạnh ở buổi đầu sẽ có lợi | đối tác ưu tiên độ tin cậy và chi phí vòng đời hơn giá đơn vị | đưa giá hợp lý kèm cam kết chất lượng, giao hàng |
| Nghi thức là phần quan trọng nhất | nghi thức cơ bản cần có, nhưng năng lực và sự nhất quán mới quyết định | chuẩn bị tài liệu kỹ thuật và quy trình chất lượng chu đáo |
| Người cấp cao nhất trong phòng quyết định | quyết định hình thành qua nhiều cấp, người liên hệ trực tiếp có vai trò lớn | xây quan hệ với cả đầu mối cấp trung và bộ phận kỹ thuật |
| Văn hoá Nhật đồng nhất | khác biệt lớn giữa ngành, quy mô, thế hệ và vùng miền | quan sát và hỏi về quy trình của chính công ty đối tác |
Về nghi thức như trao danh thiếp bằng hai tay, cúi chào, thứ tự chỗ ngồi: làm đúng thể hiện sự tôn trọng, làm sai vài chi tiết thường được bỏ qua với người nước ngoài. Đừng để việc lo nghi thức lấn át phần chuẩn bị nội dung.
Câu hỏi thường gặp
Có cần biết tiếng Nhật để làm ăn với doanh nghiệp Nhật không?
Không bắt buộc, nhiều doanh nghiệp Nhật làm việc bằng tiếng Anh hoặc qua phiên dịch. Nhưng một đầu mối nói được tiếng Nhật giúp nắm sắc thái giao tiếp gián tiếp, đọc được tài liệu nội bộ và xây quan hệ nhanh hơn. Phiên dịch nên được giới thiệu bối cảnh kỹ thuật trước buổi họp.
Tặng quà cho đối tác Nhật thế nào cho phù hợp?
Tặng quà là thông lệ phổ biến, nhất là khi đến thăm. Quà thường giá trị vừa phải, đóng gói chỉn chu, đặc sản địa phương là lựa chọn tốt. Cần tìm hiểu quy định nội bộ về nhận quà của công ty đối tác, vì nhiều doanh nghiệp có chính sách tuân thủ chặt chẽ.
Vì sao đối tác Nhật thường gửi nhiều người tham dự cuộc họp?
Vì quyết định cần sự đồng thuận của nhiều bộ phận, mỗi người đại diện một góc nhìn như kỹ thuật, mua hàng, chất lượng. Điều đó cũng có nghĩa bạn nên chuẩn bị người phụ trách tương ứng ở phía mình để trả lời câu hỏi chuyên môn ngay tại chỗ.
Doanh nghiệp Nhật có chấp nhận đàm phán lại giá khi chi phí nguyên liệu tăng không?
Thường có, nhưng cần dữ liệu minh bạch và báo trước. Đối tác Nhật có xu hướng chấp nhận điều chỉnh khi nhà cung cấp chứng minh được biến động chi phí bằng số liệu và đã cố gắng hấp thụ một phần, hơn là thông báo tăng giá đột ngột.
Làm sao biết quan hệ với đối tác Nhật đang tốt hay xấu đi?
Tín hiệu thường gián tiếp: tần suất liên lạc giảm, câu hỏi trở nên trang trọng hơn, đơn hàng nhỏ dần, yêu cầu báo cáo nhiều hơn. Gặp trực tiếp định kỳ và hỏi thẳng một cách lịch sự về đánh giá của họ đối với nhà cung cấp giúp phát hiện sớm vấn đề.
Có nên mời đối tác Nhật đi ăn tối sau buổi làm việc không?
Thường là nên, vì bữa tối là dịp trao đổi thoải mái hơn và có thể nghe được ý kiến thật. Tuy nhiên không nên ép uống rượu bia và nên tôn trọng nếu đối tác từ chối. Nhiều doanh nghiệp hiện cũng giảm các buổi tiếp khách kéo dài.