Hợp đồng hợp tác có thể chấm dứt theo năm nhóm căn cứ: hết thời hạn, hoàn thành mục đích, các bên thoả thuận, một bên đơn phương chấm dứt vì bên kia vi phạm, và xảy ra sự kiện đã định trước như phá sản, thay đổi quyền kiểm soát hoặc bất khả kháng kéo dài. Mỗi nhóm cần thủ tục và hậu quả riêng được viết sẵn.
Phần chấm dứt thường được soạn vội vì lúc ký ai cũng lạc quan. Nhưng chính lúc chấm dứt, khi quan hệ đã xấu, các bên cần văn bản nhất: ai giữ tài sản, ai giữ khách hàng, ai được dùng thương hiệu, công nợ với bên thứ ba ai trả. Một điều khoản chấm dứt rõ ràng có thể biến một cuộc chia tay đầy rủi ro kiện tụng thành một quy trình hành chính.
Bài viết phân tích từng căn cứ, quy trình thông báo và khắc phục, rủi ro đơn phương chấm dứt không đúng, quy trình thanh lý và các điều khoản còn hiệu lực sau chấm dứt. Thông tin mang tính tham khảo, cần kiểm quy định hiện hành.
Năm nhóm căn cứ chấm dứt và cách viết từng nhóm
Hết thời hạn. Đơn giản nhất nhưng cần quy định có tự động gia hạn không, thông báo không gia hạn trước bao lâu, và điều gì xảy ra nếu các bên vẫn tiếp tục làm việc sau khi hết hạn mà không ký gia hạn. Tình huống cuối khá phổ biến và tạo ra vùng xám pháp lý.
Hoàn thành mục đích. Phù hợp với hợp tác theo dự án, ví dụ cùng xây và bán một khu nhà. Cần định nghĩa thế nào là hoàn thành: bàn giao xong, bán hết, hay quyết toán xong. Mục đích viết mơ hồ khiến không ai biết hợp đồng đã kết thúc hay chưa.
Thoả thuận chấm dứt. Luôn có thể, nhưng nên dự liệu sẵn quy trình thanh lý để lúc thoả thuận chỉ cần quyết định thời điểm, không phải đàm phán lại mọi thứ.
Đơn phương do vi phạm. Cần định nghĩa vi phạm nào đủ nghiêm trọng để chấm dứt, và thủ tục thông báo, khắc phục. Đây là căn cứ gây tranh chấp nhiều nhất.
Sự kiện định trước. Một bên lâm vào tình trạng phá sản hoặc giải thể; thay đổi quyền kiểm soát; bất khả kháng kéo dài quá một thời hạn; dự án không đạt mốc sau nhiều năm; giấy phép cần thiết bị thu hồi. Những sự kiện này cho phép chấm dứt mà không cần chứng minh lỗi.
Vi phạm nghiêm trọng và thời hạn khắc phục
Bộ luật Dân sự 2015 cho phép một bên đơn phương chấm dứt khi bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ, hoặc khi các bên có thoả thuận, hoặc pháp luật quy định. Luật định nghĩa vi phạm nghiêm trọng theo hướng việc không thực hiện đúng nghĩa vụ đến mức làm cho bên kia không đạt được mục đích của việc giao kết hợp đồng. Định nghĩa này đúng về nguyên tắc nhưng khó áp dụng: đối tác chậm góp vốn ba tháng có phải vi phạm nghiêm trọng không? Câu trả lời phụ thuộc vào hoàn cảnh, và hai bên sẽ có hai cách hiểu.
Vì vậy hợp đồng nên liệt kê các vi phạm được coi là nghiêm trọng: không góp vốn quá một thời hạn sau khi đã được nhắc; vi phạm cam kết không cạnh tranh hoặc bảo mật; chậm chia lợi nhuận liên tiếp nhiều kỳ; sử dụng tài sản hợp tác cho mục đích riêng; cung cấp báo cáo tài chính sai lệch có chủ ý. Danh sách này không cần đầy đủ mọi trường hợp, nhưng giảm vùng tranh cãi cho những tình huống hay gặp.
Kèm theo là thời hạn khắc phục: bên bị vi phạm gửi thông báo nêu rõ vi phạm và yêu cầu khắc phục trong một thời hạn, ví dụ ba mươi ngày; nếu hết hạn mà chưa khắc phục, bên bị vi phạm mới được chấm dứt. Một số vi phạm không thể khắc phục như tiết lộ thông tin mật thì có thể chấm dứt ngay. Thời hạn khắc phục bảo vệ bên vi phạm khỏi bị chấm dứt vì lỗi nhỏ, đồng thời tạo bằng chứng rõ ràng rằng bên chấm dứt đã hành động đúng quy trình.
Rủi ro khi đơn phương chấm dứt không đúng
Đơn phương chấm dứt là con dao hai lưỡi. Nếu bên chấm dứt không có căn cứ hợp lệ hoặc không tuân thủ thủ tục thông báo, chính họ trở thành bên vi phạm. Theo nguyên tắc chung của luật dân sự, bên đơn phương chấm dứt không đúng quy định phải chịu trách nhiệm như bên vi phạm nghĩa vụ, bao gồm bồi thường thiệt hại. Tình huống trớ trêu thường gặp: bên bị vi phạm thật, nhưng vội vàng chấm dứt mà không gửi thông báo đúng cách, cuối cùng bị coi là bên có lỗi.
Để giảm rủi ro, trước khi gửi thông báo chấm dứt cần kiểm năm điểm: căn cứ chấm dứt nằm ở điều khoản nào; đã gửi thông báo vi phạm và yêu cầu khắc phục chưa; thời hạn khắc phục đã hết chưa; thông báo chấm dứt được gửi đúng hình thức, địa chỉ, người nhận như hợp đồng quy định chưa; và có bằng chứng về vi phạm không.
Một lưu ý thực tế: bên bị vi phạm đôi khi tiếp tục nhận lợi ích từ hợp đồng sau khi biết vi phạm, ví dụ tiếp tục nhận phần chia lợi nhuận mà không phản đối. Hành vi đó có thể bị lập luận là đã chấp nhận hoặc bỏ qua vi phạm. Nên có điều khoản ghi rằng việc chưa thực hiện quyền không có nghĩa là từ bỏ quyền, và gửi phản đối bằng văn bản kịp thời.
Quy trình thanh lý sau chấm dứt
Thanh lý là quá trình đưa các bên từ trạng thái đang hợp tác về trạng thái tách bạch. Hợp đồng nên mô tả quy trình này thành các bước có thời hạn, để không phải đàm phán lại trong bầu không khí căng thẳng.
- Chốt sổ: lập báo cáo tài chính của hoạt động hợp tác tại ngày chấm dứt, xác định doanh thu, chi phí, công nợ phải thu, phải trả. Nên do kiểm toán độc lập xác nhận nếu giá trị lớn.
- Xử lý hợp đồng với bên thứ ba: lập danh sách hợp đồng đang thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, người lao động; quyết định hợp đồng nào chuyển cho bên nào, hợp đồng nào chấm dứt, ai chịu chi phí chấm dứt.
- Thu hồi công nợ và thanh toán nợ: thu các khoản phải thu, trả các khoản phải trả theo thứ tự đã thoả thuận, trước khi chia tài sản cho các bên.
- Xử lý tài sản: tài sản góp thuộc sở hữu riêng trả về bên góp; tài sản chung được chia hiện vật, một bên mua lại phần của bên kia theo giá định giá, hoặc bán cho bên thứ ba rồi chia tiền.
- Xử lý tài sản trí tuệ và dữ liệu: quyết định ai giữ nhãn hiệu chung, tên miền, trang mạng xã hội, cơ sở dữ liệu khách hàng; hoàn trả hoặc tiêu huỷ thông tin mật của bên kia.
- Chia số dư cuối cùng theo tài khoản vốn của mỗi bên, và ký biên bản thanh lý xác nhận các bên không còn nghĩa vụ với nhau, trừ các nghĩa vụ tồn tại sau chấm dứt.
Biên bản thanh lý nên được soạn cẩn thận: câu "các bên không còn khiếu nại gì" có thể làm mất quyền đòi những khoản phát hiện sau, ví dụ khoản nợ thuế của thời kỳ hợp tác. Nên liệt kê rõ những nghĩa vụ vẫn còn.
Tài sản trí tuệ và khách hàng sau chấm dứt: các phương án
Đây thường là phần tranh chấp gay gắt nhất khi chấm dứt, vì nó quyết định ai tiếp tục kinh doanh được. Bảng dưới so sánh các phương án phổ biến.
| Tài sản | Phương án A | Phương án B | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Nhãn hiệu chung | Thuộc bên đã đăng ký, bên kia ngừng sử dụng | Một bên mua lại theo định giá | Kiểm ai là chủ văn bằng; đừng để đăng ký đứng tên một bên mà không có thoả thuận |
| Cơ sở dữ liệu khách hàng | Mỗi bên giữ khách hàng do mình mang vào | Chia theo khu vực hoặc ngành | Tuân thủ quy định về dữ liệu cá nhân khi chuyển giao |
| Công nghệ phát triển chung | Sở hữu chung, mỗi bên tự do sử dụng | Thuộc một bên, bên kia có quyền sử dụng không độc quyền | Quy định quyền cấp phép cho bên thứ ba |
| Tên miền, tài khoản mạng xã hội | Thuộc bên đứng tên đăng ký | Chuyển cho bên tiếp tục kinh doanh | Giữ thông tin quản trị ở nơi cả hai bên truy cập được trong thời gian hợp tác |
Nguyên tắc chung: quyết định trước khi ký, không phải khi chia tay. Một câu trong hợp đồng ký lúc vui vẻ có giá trị hơn nhiều tháng tranh chấp sau này.
Điều khoản tồn tại sau chấm dứt và quyền thay đổi quyền kiểm soát
Chấm dứt hợp đồng không có nghĩa mọi điều khoản đều hết hiệu lực. Hợp đồng nên liệt kê rõ các điều khoản tồn tại sau chấm dứt: bảo mật, không cạnh tranh và không lôi kéo trong thời hạn đã định, thanh lý, phạt vi phạm và bồi thường cho vi phạm xảy ra trước chấm dứt, giải quyết tranh chấp, luật áp dụng. Không liệt kê, bên vi phạm có thể lập luận rằng nghĩa vụ đã chấm dứt cùng hợp đồng.
Một căn cứ chấm dứt đáng chú ý là thay đổi quyền kiểm soát: khi chủ sở hữu của một bên thay đổi, ví dụ đối tác bị một tập đoàn khác mua lại. Hợp tác thường dựa trên con người và chiến lược của đối tác; chủ mới có thể có ưu tiên khác, thậm chí là đối thủ của bạn. Điều khoản này cần định nghĩa thế nào là thay đổi quyền kiểm soát (tỷ lệ sở hữu, quyền bổ nhiệm lãnh đạo), nghĩa vụ thông báo, và quyền của bên còn lại: chấm dứt, mua lại phần của bên kia theo giá định giá, hoặc tiếp tục.
Khi soạn điều khoản này, cần nghĩ ngược lại: chính doanh nghiệp của bạn có thể muốn gọi vốn hay bán cổ phần trong tương lai. Một điều khoản thay đổi quyền kiểm soát quá rộng có thể làm giảm sức hấp dẫn của doanh nghiệp bạn với nhà đầu tư, vì họ biết hợp tác quan trọng có thể bị chấm dứt khi họ vào.
Câu hỏi thường gặp
Có thể quy định quyền chấm dứt hợp đồng hợp tác không cần lý do không?
Có thể, nếu các bên thoả thuận, thường kèm thời hạn báo trước dài và khoản bồi hoàn cho bên kia. Quyền này phù hợp với hợp tác không có thời hạn. Nếu chỉ một bên có quyền này, hợp đồng thiếu cân bằng và nên được đàm phán lại.
Thông báo chấm dứt gửi qua thư điện tử có hợp lệ không?
Tuỳ hợp đồng quy định. Nếu hợp đồng yêu cầu văn bản gửi bằng đường bưu điện hoặc trực tiếp tới địa chỉ cụ thể, thư điện tử có thể không đủ. Nên quy định rõ các hình thức thông báo được chấp nhận và thời điểm thông báo được coi là đã nhận.
Bất khả kháng kéo dài bao lâu thì được chấm dứt?
Luật không ấn định con số cho mọi trường hợp; các bên nên thoả thuận một thời hạn cụ thể phù hợp với dự án. Hợp đồng cũng nên định nghĩa sự kiện bất khả kháng, nghĩa vụ thông báo và nghĩa vụ hạn chế thiệt hại trong thời gian đó.
Một bên phá sản thì hợp đồng hợp tác tự động chấm dứt không?
Không nhất thiết tự động. Thủ tục phá sản có quy định riêng về hợp đồng đang thực hiện và tài sản của doanh nghiệp mất khả năng thanh toán. Hợp đồng nên cho phép bên còn lại chấm dứt khi bên kia bị mở thủ tục phá sản, và quy định cách tách tài sản chung.
Có cần ký biên bản thanh lý khi hợp đồng hết hạn tự nhiên không?
Rất nên. Biên bản thanh lý xác nhận các bên đã hoàn thành nghĩa vụ, đã chia tài sản và công nợ, giảm rủi ro tranh chấp về sau. Không có biên bản, một bên có thể đòi các khoản nhiều năm sau, trong thời hiệu khởi kiện.
Sau chấm dứt, bên nào chịu trách nhiệm với khách hàng đã mua sản phẩm của dự án?
Cần quy định trước. Nghĩa vụ bảo hành, đổi trả, giải quyết khiếu nại vẫn tồn tại với khách hàng dù hợp tác đã kết thúc. Thông thường bên tiếp tục kinh doanh nhận nghĩa vụ này, có thể kèm khoản dự phòng trích từ tài sản hợp tác trước khi chia.